Rapportage oplossingen voor geavanceerd afdrukbeheer van multifunctionele printers

Multifunctionele printers zijn in de loop der tijd geëvolueerd en gaan nu veel verder dan hun traditionele functie van het simpelweg printen van documenten met uw professionele printer. Vandaag de dag spelen ze een centrale rol in de operationele processen van bedrijven, of het nu gaat om het beheren van print-, scan- en kopieertaken of om te fungeren als een echte kantoor assistent. Dit toegenomen gebruik van professionele printers heeft echter ook nieuwe uitdagingen met zich meegebracht op het gebied van beheer en controle.

Rapportage voor multifunctionele printers is een echt strategische benadering van het extraheren van zinvolle informatie uit printactiviteiten door het verzamelen, analyseren en interpreteren van gegevens die door deze apparaten worden gegenereerd. Deze gegevens gaan verder dan alleen het aantal afgedrukte pagina’s; ze bevatten informatie over documenttypes, de meest actieve gebruikers, gebruiksfrequenties en nog veel meer. Kortom, het uiteindelijke doel van deze rapporten is om volledig inzicht te krijgen in hoe printers binnen het bedrijf worden gebruikt.

Het effectieve beheer van multifunctionele printers wordt sterk verbeterd door de integratie van geavanceerde rapportage oplossingen omdat, zoals hierboven vermeld, de pluspunten verder gaan dan alleen het observeren van afdrukgedrag.

Het bijhouden van uw bedrijfsactiviteiten stelt u in staat om werklasten in balans te brengen door gebruikspatronen te monitoren en printopdrachten oordeelkundig toe te wijzen. Het maakt ook proactief beheer mogelijk door bedrijfspatronen te identificeren, inefficiënties te benadrukken en resources af te stemmen op de werkelijke behoeften om bedrijfsprocessen te optimaliseren en de besluitvorming voor toekomstige investeringen te ondersteunen.

Een van de fundamentele elementen van rapportage voor multifunctionele printers ligt in het vermogen om ruwe gegevens om te zetten in bruikbare informatie, die vervolgens een solide basis vormt voor het nemen van strategische beslissingen. Met gedetailleerde rapporten kunnen managers gebruikspatronen, bijbehorende kosten en de werkelijke behoeften van het bedrijf beter begrijpen. Door deze gegevens als benchmark te gebruiken, kunnen bedrijven hun printactiviteiten stroomlijnen, onnodige uitgaven verminderen en de algehele operationele efficiëntie verbeteren.

Dankzij analyse- en rapportagesoftware kunnen bedrijven voor het eerst echt de vinger aan de pols houden bij printservices en een printstrategie ontwerpen op basis van nauwkeurige informatie.

Traceringssoftware kan u precies vertellen hoeveel kopieën, prints, afdrukken, faxen en scans er per gebruiker zijn gemaakt en kan nauwkeurige facturen leveren voor alle documenten die door uw apparaat zijn gegaan voor elk van uw klanten. Maar ze kunnen u ook helpen bij het opstellen van statistieken per gebruiker en per type verwerkt document, of bij het vinden van sleutelwoorden in alle documenten die eerder zijn gescand met behulp van de functie voor optische tekenherkenning.

Kortom, dit zijn allemaal essentiële toepassingen voor het identificeren of traceren van afdrukkosten.

Beheerders kunnen beleidsregels voor toegang en afdrukbeheer definiëren en prints binnen de hele organisatie nauwlettend in de gaten houden met onze geconsolideerde printerparkadministratie en rapportagemogelijkheden. Rapporten over print/fax/kopie/scan-opdrachten en maandelijkse gebruiksrapporten zijn beschikbaar voor installatie op locatie. Xerox® Workplace Suite kan ook worden geïntegreerd met netwerkaccounting.

– Schakel taakquota in om het afdrukvolume per gebruiker per dag, week of maand te beperken.

– Gebruik zakelijke project- of afdelingscodes voor factureringsdoeleinden.

Als het om afdrukbeheer gaat, zijn de cruciale vragen: wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe. Het vermogen om deze vragen nauwkeurig te beantwoorden kan de manier waarop u werkt drastisch verbeteren en verborgen mogelijkheden voor grote kostenbesparingen onthullen.

Je kunt niet managen wat je niet meet, en daarom is gedetailleerde monitoring van je bedrijfsactiviteiten essentieel. Xerox® Workplace Suite biedt uitgebreide, functierijke rapportage en accounting, zodat u het printen in uw organisatie nauwlettend in de gaten kunt houden en waar nodig wijzigingen kunt doorvoeren. U hebt direct de beschikking over bruikbare gegevens, informatie en trends. Xerox® Workplace Suite geeft u de mogelijkheid om uitgaven te verminderen en uw printerpark te maximaliseren dankzij de vele pluspunten.

Een beter begrip

Gebruiksvriendelijke visualisatietools maken gegevens makkelijker te begrijpen en met vertrouwen te gebruiken. Indien nodig is er ondersteuning beschikbaar om u te helpen de informatie te evalueren en de volgende stappen te bepalen. Als je weet hoe, wat en wanneer printergebruikers printen, kun je uiteindelijk geld besparen, de beveiliging verbeteren en gedrag veranderen.

Verbeterde workflows

Ontrafel inefficiënte workflows en pas gebruiksregels toe die uw organisatie helpen tijd te besparen en kosten te verlagen. Identificeer de procespunten die baat zouden hebben bij digitalisering om de werkervaring te stroomlijnen.

Verhoogde besparingen

Meer zichtbaarheid geeft je meer controle over je uitgaven. Implementeer een nieuw printbeleid en meet uw besparingen.

Verbeterde boekhouding

Definieer vooraf gedefinieerde print- en scankosten. Volg het gebruik en genereer rapporten met boekhoudkundige mogelijkheden en projectcodes om kosten toe te wijzen aan afdelingen of projecten.

Met het intuïtieve administratiedashboard kunt u periodieke snapshots opvragen zonder dat u vragen hoeft te stellen. Met dit type gedetailleerde rapportage kunt u:

• Krijg een volledig overzicht van de printverdeling over uw gehele printerpark met een uitgebreid overzicht van de printkosten. Identificeer eenvoudig besparingsmogelijkheden dankzij diepgaande details.
• Geef statistieken weer in een formaat naar keuze. Kies tussen grafische weergaven of overzichtstabellen.
• Kies uit maximaal 30 gestandaardiseerde rapporten over printuitgaven en -gebruik, inclusief belangrijke informatie zoals verwijderde en niet-opgehaalde opdrachten.
• Lokaliseer printers met hoog en laag gebruik om uw printerpark te verbeteren. Visualiseer gebruikers en afdelingen met een hoge activiteit om geld te besparen en operationele processen te stroomlijnen.
• Meet piekgebruikperioden om ervoor te zorgen dat printers goed gebalanceerd zijn. Tijdgebaseerde printtrends per uur, dag of maand bekijken om specifieke gebruikspatronen per afdeling of persoon te identificeren.
• Verbeter de beveiliging door printen buiten kantooruren te identificeren.

Krijg diepgaande samenvattingen en details met Xerox® Workplace Suite. Download rapporten direct of plan in dat ze automatisch naar u en uw collega’s worden gemaild. Duik in de details van afdrukkosten en -gebruik met vooraf gedefinieerde overzichten en rapporten, inclusief de optie om te filteren op:

• Gebruiker om individuele afdruksjablonen te controleren.
• Printer en printservice voor modale analyse.
• Afdeling voor kostentoewijzing of gebruiksanalyse.
• Account identifier voor het toewijzen van activiteiten aan specifieke projecten.
• Boekhoudkundig overzicht om taken te identificeren die zijn afgedrukt met aangewezen factureringscodes.
• MFP of gebruikte diensten, zoals kopiëren, printen, afdrukken, inkomende scans of uitgaande faxen.

Onze tools voor printrapportage en -analyse geven u volledig inzicht in uw printerpark, zodat u inefficiënte workflows kunt identificeren en besparingsmogelijkheden kunt benutten. Of u nu op kantoor bent of thuis werkt, onze Workplace Cloud Print Tracker voor thuiswerkers geeft u volledig inzicht in de printactiviteiten en zorgt voor totale controle, waar u ook bent. Bovendien kunt u vooraf gedefinieerde kosten voor printen en scannen definiëren, de werking ervan bijhouden en gedetailleerde kostenrapporten maken. Gebruik projectcodes om het gebruik door te belasten aan individuele afdelingen of zelfs specifieke projecten.

PaperCut MF is een softwaretool voor afdruk- en kopieerbeheer, ontworpen voor gebruiksgemak en transparante bewaking en controle van afdrukken, printen en kopiëren. Het biedt een complete aanpak voor het beheer van multifunctionele printers, dankzij de tools voor activiteitenbewaking.

De rapportage oplossingen van PaperCut bieden tools voor het beheren van printquota, het monitoren van gebruikstrends en het aanpassen van rapporten. Dit geeft bedrijven nauwkeurige controle over hun afdrukomgeving.

• Directe controle en besturing van fotokopieën met behulp van hardware of software.
• Integreert met Xerox multifunctionele printers via Network Accounting / JBA en ondersteunt de meeste professionele printers.
• Ondersteunt meerdere platforms, servers en clients en is compatibel met Windows, Mac en Linux.
• Gesplitste boekhouding voor kopieën/prints, waardoor kosten kunnen worden gedefinieerd op basis van documentkleur, recto/verso, enz. en vervolgens per afdeling kunnen worden geboekt.
• Afdrukvrijgave/beveiliging/omleiding voor alle soorten omgevingen.
• Meer dan 60 rapporten online beschikbaar, waaronder milieueffectrapporten in PDF-, HTML- en Excel-formaat.
• Persoonlijke online interface voor gebruikers die toegang geeft tot de geschiedenis van voltooide taken en waarmee een document kan worden verzonden om te worden afgedrukt via een draadloze verbinding. Voor printen via internet hoeven eindgebruikers geen stuurprogramma op hun pc te installeren.
• Kunnen werken met toonaangevende Relational Database Management Systems (RDBMS) van derden, zoals Microsoft SQL Server, Oracle, enz.
• Open architectuur met toegang tot scripts, broncode, API-documentatie, XML webservices en productarchitectuurlagen.

Met PaperCut kunt u voor elke gebruiker of afdeling printquota’s instellen, waardoor misbruik wordt voorkomen en verantwoord gebruik van bronnen wordt gestimuleerd. Gedetailleerde rapporten helpen bij het identificeren van eindgebruikers of groepen die hun quota’s overschrijden, zodat er gericht kan worden ingegrepen.

Met PaperCut kunt u rapporten afstemmen op de specifieke behoeften van uw bedrijf, met volledige controle over welke belangrijke informatie wordt opgenomen en hoe deze wordt gepresenteerd. Bovendien kunt u met de ingebouwde boekhoudfuncties afdrukkosten nauwkeurig koppelen aan verschillende afdelingen, zodat u een duidelijk overzicht krijgt van de uitgaven. Dit vergemakkelijkt het financiële beheer en biedt bruikbare gegevens voor geïnformeerde besluitvorming.

Het implementeren van rapportage oplossingen voor multifunctionele printers biedt een groot aantal voordelen voor moderne bedrijven.

De pluspunten van activiteitenbewaking gaan veel verder dan eenvoudig toezicht en omvatten kostenbesparingen, verbeterde workflows en verbeterde gegevensbeveiliging. Bedrijven kunnen hun printbehoeften beter begrijpen, besparingsmogelijkheden identificeren en ervoor zorgen dat bronnen optimaal worden toegewezen.

Lees hier hoe deze oplossingen afdrukbeheer veranderen in een effectief hulpmiddel:

De afdrukkosten van zakelijke printers worden vaak onderschat.

Met gedetailleerde rapporten kunnen managers printgewoonten grondig analyseren, verspilling opsporen, trends identificeren en gebieden aanwijzen waar besparingen mogelijk zijn. Met deze nauwkeurige kennis van kosten en gebruiksvolumes kunnen gerichte strategieën worden ontwikkeld om onnodige uitgaven te verminderen, middelen verstandig toe te wijzen en het gebruik van uw zakelijke printers te optimaliseren.

Door de gegevens te analyseren die door de rapporten worden verzameld, kunnen bedrijven knelpunten in printgerelateerde workflows identificeren. Dit kan leiden tot automatisering van handmatige processen, kortere doorlooptijden en een hogere productiviteit. Medewerkers zijn minder tijd kwijt aan het beheren van afdruktaken, waardoor ze zich volledig kunnen concentreren op activiteiten die uw bedrijf ten goede komen. Printen is nog nooit zo makkelijk geweest!

Gegevensbeveiliging is een grote zorg voor alle bedrijven en daarom kunnen rapportage oplossingen gevoelige prints bewaken en potentiële kwetsbaarheden identificeren. Gedetailleerde rapporten kunnen er bijvoorbeeld voor zorgen dat vertrouwelijke informatie wordt behandeld in overeenstemming met de beveiligings- en nalevingsstandaarden.

Voordat we een rapportage oplossing kiezen, is het essentieel dat we samen met u de specifieke behoeften van uw bedrijf in kaart brengen. Dit omvat bijvoorbeeld de grootte van uw printerpark, de soorten documenten die in uw printerpark worden afgedrukt, beveiligingsvereisten en nog veel meer. Met deze gratis audit kunnen we vervolgens bepalen welke oplossing het beste bij uw behoeften past.

Zodra de juiste oplossing is gekozen, zijn zorgvuldige planning en ondersteuning door ons team van experts essentieel voor een succesvolle implementatie in uw wagenpark. Dit omvat het configureren van rapporten, de integratie met multifunctionele printers , planning van printen en het trainen van de relevante zakelijke eindgebruikers in het gebruik van de functies van de software.

Het implementeren van rapportage oplossingen is een continu proces en het is belangrijk om regelmatig trackinggegevens te controleren, trends te analyseren en dienovereenkomstig verbeteringen aan te brengen. Deze herhaalde aanpak zorgt ervoor dat het printergebruik via de printers optimaal blijft en dat de voordelen van onze services volledig worden benut.

Gegevensbeveiliging is een grote zorg voor alle bedrijven en daarom kunnen rapportage oplossingen gevoelige prints bewaken en potentiële kwetsbaarheden identificeren. Gedetailleerde rapporten kunnen er bijvoorbeeld voor zorgen dat vertrouwelijke informatie wordt behandeld in overeenstemming met de beveiligings- en nalevingsstandaarden.

Concluderend kan worden gesteld dat de toepassing van rapportage oplossingen voor multifunctionele printers nieuwe mogelijkheden biedt voor modern afdrukbeheer.

Door de pluspunten van rapportage te maximaliseren, kunnen bedrijven niet alleen de kosten verlagen door het printen te analyseren en operationele processen te verbeteren, maar ook de gegevensbeveiliging verbeteren en beter geïnformeerde beslissingen nemen.

Bij D&O Partners zijn we uw vertrouwde partner voor de overgang naar geavanceerde beheeroplossingen. Neem vandaag nog contact met ons op om te ontdekken hoe we u kunnen helpen het beheer van uw multifunctionele printers te optimaliseren en optimaal te profiteren van onze oplossingen.