Documenten scannen voor bedrijven
Moderne bedrijven worden geconfronteerd met de voortdurende uitdaging om een steeds grotere hoeveelheid documenten efficiënt te beheren, zowel op papier als in digitaal formaat. Het archiveren en scannen van documenten is een belangrijk onderdeel geworden van documentbeheer en biedt een handige manier om essentiële informatie op te slaan, te organiseren en toegankelijk te maken. Laten we eens kijken hoe multifunctionele printers met apps of scanmogelijkheden uw benadering van documentbeheer kunnen veranderen en de archivering en digitalisering van papieren documenten binnen uw organisatie kunnen optimaliseren.
De digitale evolutie van bedrijfsdocumenten
Het belang van het digitaliseren van documenten
De overgang van papier naar digitaal versnelt en ondernemingen moeten zich aanpassen om concurrerend te blijven. Door bestanden te digitaliseren met scanners kan fysieke informatie worden omgezet in digitale formaten, waardoor het eenvoudiger wordt om gegevens te beheren, te doorzoeken en te delen. Of u nu archieven moet opslaan, klantinformatie moet beheren of uw interne processen moet vereenvoudigen, digitalisering van documenten biedt onmiskenbare voordelen voor uw onderneming zoals het besparen van kostbare tijd.
De voordelen van digitalisering voor uw bedrijf
- Door minder afhankelijk te zijn van papier, maakt u fysieke ruimte vrij en vereenvoudigt u het zoeken en delen van documenten, waardoor de productiviteit toeneemt en uw medewerkers zich volledig op hun taken kunnen concentreren.
- Electronic Document Management (EDM) wordt steeds eenvoudiger, maakt zoeken gemakkelijker en maakt gestructureerde organisatie van informatie mogelijk.
- Digitalisering maakt het makkelijker voor werknemers om samen te werken, zelfs op afstand, dankzij vereenvoudigde toegang tot digitale documenten en pagina’s.
- Digitalisering verbetert ook de beveiliging van gevoelige informatie door deze te beschermen met geavanceerde beveiligingsmaatregelen.
- Met digitalisering kunt u het milieu helpen door papieropslag te verminderen en voor een groenere aanpak te kiezen.
Archivering en digitalisering bij D&O Partners
Documenten scannen
De voordelen van scannen zijn talrijk en de toepassingen bijna net zo divers. Er is software die u op uw scanners kunt installeren om hun mogelijkheden aanzienlijk te vergroten. In combinatie met contentmanagementsoftware kunt u elke scan op uw server opslaan met behulp van een boomstructuur en automatische indexering.
Doe een beroep op onze specialisten om u te helpen het juiste apparaat, oplossing en hardware voor uw behoeften te kiezen.
Uw archieven beheren
Veilig beheer van uw papieren archieven in digitaal formaat
De informatie die is opgeslagen in de archieven van onze bedrijven vormt een bedrijfsmiddel dat vaak slecht wordt beheerd. Met de explosieve toename van het aantal en de vormen van elektronische documenten wordt de toegang tot informatie een beslissende factor in het concurrentievermogen van een bedrijf.
Of het nu gaat om het zoeken naar documenten, de risico’s die verbonden zijn aan opslag en het probleem van speciale ruimte, of gewoon de titanische taak van het scannen, archiveringsoplossingen zijn vaak erg kostbaar voor bedrijven.
D&O Partners zorgt voor alle stappen die komen kijken bij het digitaliseren van uw archieven met de juiste scanner: verzamelen, voorbereiden, scannen, indexeren en vernietigen van uw papieren pagina’s of documenten, tot 8 pallets per dag, alles geleverd op een geautomatiseerde drager.
Nieuwtjes in uw archieven
Maak ten slotte optimaal gebruik van de informatie in je archieven.
Wij bieden u een eenvoudige oplossing om verschillende soorten papieren documenten zoals PDF -en Word documenten om te zetten in elektronische informatie met de praktische scanner-apps die klaar is om te worden verzonden naar uw bedrijfsprocessen (CRM, ERP, boekhouding, enz.). Dankzij de gegevensextractie die wordt uitgevoerd wanneer het originele document wordt gescand, is het mogelijk om alle informatie afzonderlijk te verwerken en naar uw dagelijkse gegevensverwerkingsprogramma’s te sturen.
Zo kunt u bijvoorbeeld een brief, pagina of factuur scannen en deze direct versturen via e-mail of naar een bestand sturen voor archivering, naar uw boekhoudsoftware of zelfs zoeken naar gegevens in het gescande document.
Kies de juiste digitaliseringsoplossing
Identificeer uw scanbehoeften
Voordat je begint met scannen met je scanner, stel je samen met onze experts vast wat je specifieke behoeften zijn.
Welke soorten bestanden wilt u scannen? Hoe vaak moet je scannen? Met welk apparaat moet ik scannen? Deze stap helpt u bij het kiezen van de oplossing die het beste bij uw behoeften past. Als je organisatie regelmatig documenten en pagina’s moet scannen na archivering door D&O Partners, helpen we je bij het kiezen van de multifunctionele printer met de juiste scanmogelijkheden.
Opties voor scannen evalueren
Er zijn verschillende soorten scanners en scansoftware op de markt. Sommige zijn ontworpen om grote hoeveelheden fysieke documenten te verwerken, terwijl andere meer geschikt zijn om af en toe te scannen. Bij D&O Partners kunnen we je ook helpen bij het kiezen van een multifunctionele scanner die voldoet aan je behoeften op het gebied van volume, formaat en scankwaliteit.
Optimaliseer uw digitaliseringsproces
Stappen in het scanproces van documenten
Het efficiënt digitaliseren van documenten en bestanden met uw scanner omvat over het algemeen een aantal stappen.
Eerst en vooral is een apparaat met scanfunctie (scanner) van groot belang, erna bereidt u de fysieke documenten voor door de nietjes en paperclips te verwijderen. Plaats de documenten vervolgens in de scanner en kies de juiste scaninstellingen. Na het scannen moeten de bestanden georganiseerd worden opgeslagen in een logische mappenstructuur.
Tools voor elektronisch documentbeheer (EDM) te gebruiken
Electronic Document Management (EDM) speelt een cruciale rol bij succesvolle digitalisering, omdat EDM-tools u in staat stellen een gecentraliseerde database te creëren om uw gedigitaliseerde documenten in op te slaan en te organiseren. Hierdoor kunt u relevante informatie koppelen, zoals trefwoorden of metadata, voor efficiënter zoeken. Bovendien bieden sommige EDM-systemen ook geavanceerde functies zoals versiebeheer en online samenwerking.
Veiligheid, opslag en eenvoudige toegang
Beveilig uw gedigitaliseerde documenten
De beveiliging van gedigitaliseerde documenten is een belangrijk punt van zorg, dus kies voor veilige opslagoplossingen zoals dedicated servers of versleutelde cloudopslagdiensten. Stel een strikt toegangsbeleid op om ervoor te zorgen dat alleen bevoegde personen bestanden kunnen bekijken en wijzigen. Digitalisering maakt het ook eenvoudiger om regelmatig back-ups te maken om gegevensverlies te voorkomen.
Vereenvoudigde toegang tot gedigitaliseerde documenten
Een van de grote voordelen van digitalisering is het gemak waarmee digitale documenten toegankelijk zijn. Dankzij een goed ontworpen mappenstructuur en geavanceerde zoekfuncties vind je snel de informatie die je nodig hebt. Bovendien bieden oplossingen voor elektronisch documentbeheer vaak online toegang op afstand, wat vooral handig is voor ondernemingen met werknemers die thuiswerken.
Praktische tips voor succesvolle digitalisering
Bewaar uw belangrijke originele documenten
Zelfs na digitalisering met uw scanner is het essentieel om je originele documenten te bewaren als ze juridische waarde hebben, en een bewaarstrategie op te stellen om te bepalen welke bestanden of soorten documenten in fysieke vorm moeten worden bewaard. Daarnaast kan dit vooral belangrijk zijn voor officiële documenten zoals contracten, akten en financiële documenten.
Geef je digitale documenten een consistente naam
Geef betekenisvolle namen aan uw gescande documenten, dit zorgt ervoor dat u ze later gemakkelijker kunt identificeren, en gebruik consistente naamgevingsconventies om snel en efficiënt zoeken mogelijk te maken. Dit helpt verwarring te voorkomen en zorgt voor een betere organisatie in uw bestandsbeheersysteem.
Maak regelmatig een back-up van je gescande bestanden
Vergeet niet om regelmatig een back-up te maken van je gescande bestanden en gebruik te maken van externe opslagoplossingen, zoals externe harde schijven of veilige cloudopslagdiensten. Regelmatige back-ups garanderen bescherming tegen gegevensverlies bij hardwarestoringen of onvoorziene omstandigheden.
Maak de sprong naar ideaal documentbeheer
Het digitaliseren van zakelijke documenten voor organisaties is veel meer dan alleen het omzetten van fysieke informatie in digitale vorm; het is in de eerste plaats een strategie voor het verbeteren van de productiviteit, veiligheid en operationele efficiëntie. Door te kiezen voor een weloverwogen aanpak, de juiste tools te kiezen en je aan te passen aan technologische ontwikkelingen, kun je je documentbeheer vereenvoudigen en de toekomst van je organisatie op lange termijn veiligstellen in een steeds veranderende digitale wereld.
Neem vandaag nog contact met ons op om uw digitaliseringsbehoeften te bespreken!
