Als je een eigen bedrijf hebt, heeft je boekhouder je ongetwijfeld geïnformeerd over de nieuwe factureringsregels.
Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige bedrijven elektronische facturen uitreiken en ontvangen via erkende platforms, Peppol. Deze verplichting geldt alleen voor business-to-business (B2B) transacties. Facturen aan particulieren (B2C) hoeven echter geen gebruik te maken van het gestandaardiseerde elektronische formaat.
Elektronische facturering is al een realiteit voor overheidsopdrachten: vanaf 2024 moet elke factuur die naar een overheidsbedrijf wordt gestuurd voor een bedrag van meer dan € 3.000 in Peppol-formaat worden opgesteld.
Uitzonderingen op de elektronische factureringsverplichting
Bepaalde bedrijven worden niet beïnvloed door deze nieuwe regel, met name:
- Failliete bedrijve: Een bedrijf dat failliet is verklaard, is niet verplicht om elektronische facturen uit te reiken.
- Buitenlandse bedrijven zonder vaste inrichting in België: een Pools bedrijf dat apparatuur verkoopt in België maar geen fysieke aanwezigheid heeft.
- Bedrijven die onder de forfaitaire btw-regeling vallen: Zoals kleine winkels, hotels en restaurants of bakkerijen zijn tot 2028 niet onderworpen aan deze verplichting.
- Bedrijven die alleen btw-vrijgestelde handelingen verrichten: Zij hoeven geen elektronische facturen uit te reiken.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als een van de betrokken bedrijven niet geregistreerd is op Peppol?
Als een van de partijen niet geregistreerd is op Peppol, zal de emittent de factuur op een andere manier moeten versturen, bijvoorbeeld via e-mail of per post. De precieze regels voor deze alternatieven moeten echter nog worden verduidelijkt.
Wat moet ik doen als het systeem defect raakt?
Wettelijk gezien staat België in geval van overmacht (bv. een panne bij Peppol) een tijdelijke tolerantie toe. Het is raadzaam om bewijs van de transmissiepoging te bewaren (screenshots, computerlogs). In het geval van een langdurige storing kan de papieren versie als laatste redmiddel worden gebruikt.
Wat moet ik doen als mijn boekhoudprogramma niet compatibel is met Peppol?
We raden je sterk aan om de compatibiliteit van je systeem te testen voor 2026 om vertragingen of administratieve fouten te vermijden. Hier zijn enkele softwarepakketten die al compatibel zijn met Peppol:
- Exact Online
- Winbooks
- Salie
- Atepi
We raden je aan contact op te nemen met hun technische ondersteuning om de compatibiliteit en eventuele updates te controleren.
Hoe kan Xerox u helpen het beste uit deze overgang te halen?
Xerox crediteurenautomatisering – De intelligente factuurassistent
Moeiteloos facturen ontvangen, verwerken en archiveren
Stel je voor: Je bedrijf ontvangt elke maand tientallen (of zelfs honderden) facturen. Meestal moet je ze één voor één openen, controleren of ze kloppen, ze archiveren en ze met de boekhouder delen. Dat is tijdrovend, vervelend en foutgevoelig!
Met Xerox Automatisering van crediteurenadministratie:
- De software haalt automatisch alle facturen op, of ze nu per e-mail, PDF of via het Peppol-netwerk binnenkomen.
- Er wordt gecontroleerd of alles klopt: klopt het bedrag? Is de btw correct berekend?
- Het valideert de facturen bij de juiste personen, zonder papierwerk of tijdverlies.
- Zodra ze verwerkt zijn, worden ze gearchiveerd en direct ingevoerd in de boekhoudsoftware (SAP, Sage, Odoo, enz.).
Het resultaat? Geen facturen meer najagen, proberen uit te zoeken wie ze moet valideren of tijd verspillen met fouten bij het invoeren van gegevens!
Xerox DocuShare – De super digitale kluis voor al je boekhouddocumenten
Alle facturen en belangrijke documenten netjes gerangschikt en gemakkelijk toegankelijk
Stel je voor: Je hebt een heleboel boekhoudkundige documenten, facturen en bonnetjes. Als je er een moet vinden, is dat een ware nachtmerrie. Je zoekt overal, doorzoekt je e-mails, archiefkasten of slecht georganiseerde digitale mappen…
Met Xerox DocuShare :
- Alle documenten worden opgeslagen in één digitale ruimte.
- Elke factuur is gemakkelijk terug te vinden dankzij een intelligente zoekmachine (typ gewoon de naam van de leverancier of de datum in en je vindt hem in 2 seconden!)
- Accountants en klanten hebben toegang tot documenten zonder 50 e-mails te sturen – iedereen heeft zijn eigen beveiligde ruimte.
Het resultaat? Je hoeft niet meer urenlang naar een document te zoeken, alles is netjes opgeruimd. Een echte tijdsbesparing en een hele geruststelling!
Xerox Workflow Central – Uw bondgenoot voor correcte facturen
Je facturen moeiteloos beveiligen, converteren en valideren
Stel je voor dat je een elektronische factuur naar een klant of je boekhouder stuurt, maar dat deze het verkeerde formaat heeft en het risico loopt te worden geweigerd. Erger nog, als de factuur fouten bevat of niet goed is beveiligd, kan hij worden onderschept of op frauduleuze wijze worden gewijzigd. Het resultaat? Betalingsachterstanden en administratieve complicaties.
Met Xerox Workflow Central :
- Al je facturen worden automatisch omgezet naar een formaat dat 100% voldoet aan de belastingregels (bijv. UBL). Je hoeft je geen zorgen meer te maken over technische vereisten!
- Je kunt een elektronische handtekening toevoegen om je documenten op afstand te valideren, zonder dat je iets hoeft af te drukken of in te scannen.
- Uitwisselingen zijn volledig veilig dankzij encryptie en strenge toegangscontroles: niemand kan een document bekijken of wijzigen zonder autorisatie.
Het resultaat? Je krijgt gemoedsrust, vermijdt nalevingsfouten en vermindert het risico op fraude en laattijdige betaling. Alles is geautomatiseerd en voldoet aan de wet!
Conclusie
Tegen 2026 zal elektronische facturatie verplicht zijn voor Belgische bedrijven. Hoewel het een uitdaging vormt, biedt het ook voordelen op het vlak van productiviteit, veiligheid en optimalisatie van boekhoudprocessen.
Xerox biedt intelligente oplossingen waarmee u kunt anticiperen op veranderingen in plaats van ze te ondergaan.
Waarin verschilt Xerox van zijn concurrenten?
Xerox onderscheidt zich door zijn allesomvattende, geïntegreerde aanpak, waarbij professionele printers met hoge prestaties worden gecombineerd met intelligente software voor het automatiseren van document- en financieel workflowbeheer. In tegenstelling tot andere marktspelers die zich alleen op digitalisering richten, biedt Xerox een hybride aanpak: zowel fysiek als digitaal, aangepast aan de werkelijke behoeften van bedrijven.
Een compleet ecosysteem: printers + software
Waar sommige concurrenten zich alleen richten op de cloud en dematerialisatie, gaat Xerox verder door de volledige documentbeheercyclus te integreren:
✅ Intelligente printers en multifunctionele apparaten zoals de Xerox PrimeLink C8200-serie of de VersaLink C7100-serie, die geavanceerde afdrukken en scans van facturen en financiële documenten kunnen beheren.
✅ On-board software die het vastleggen, classificeren en archiveren van documenten direct vanaf de printer automatiseert.
Het resultaat is een hybride beheersysteem waarmee zowel papieren documenten als elektronische facturen van Peppol kunnen worden verwerkt, zonder onderbreking in het proces.
Intelligent printen en scannen voor elektronische facturatie
Zelfs als elektronische facturatie verplicht wordt, moeten veel bedrijven nog steeds een gemengde stroom beheren (papier en digitaal). Met Xerox :
✅ Scan en converteer papieren facturen automatisch naar elektronisch formaat dat voldoet aan Peppol met behulp van Xerox Workflow Central.
✅ Intelligente gegevensherkenning (geavanceerde OCR) om belangrijke informatie automatisch te extraheren en op te nemen in je boekhoudsoftware.
✅ Beveiligd afdrukken en scannen via Xerox Secure Print en Xerox Content Hub, voor naleving en vertrouwelijkheid van financiële documenten.
Het resultaat: Aanzienlijke tijdwinst en een betere organisatie op weg naar totale dematerialisatie.
Printers ontworpen voor geavanceerd documentbeheer
Xerox biedt niet alleen digitale benaderingen, maar integreert zijn software ook rechtstreeks in hoogwaardige apparatuur:
✅ Aangesloten multifunctionele printers die facturen rechtstreeks naar Peppol, ERP-systemen zoals SAP, Sage en Odoo of cloudopslagplatforms kunnen sturen.
✅ Ingebouwde functies voor documentbeheer om documenten automatisch en moeiteloos te sorteren, archiveren en opslaan.
✅ Lagere printkosten dankzij oplossingen voor optimalisatie van de documentworkflow en duurzame verbruiksartikelen.
Het resultaat: Een robuuste infrastructuur die het makkelijker maakt om facturen bij te houden en tegelijkertijd de bedrijfskosten verlaagt.
Waarom kiezen voor Xerox?
Waar 100% digitale software een abrupte transformatie vereist, ondersteunt Xerox bedrijven met een gefaseerde aanpak die papier, digitaal en automatisering integreert in één ecosysteem. Met intelligente printers in combinatie met geavanceerde software biedt Xerox kant-en-klare probleemoplossing om de overgang naar elektronische facturatie te beheren zonder bestaande processen te verstoren.
Xerox biedt de perfecte combinatie van hardware en software voor vloeiend, efficiënt documentbeheer dat voldoet aan de nieuwe fiscale verplichtingen.
Hoe maakt Xerox de overgang naar elektronisch factureren gemakkelijker voor bedrijven?
Xerox ondersteunt bedrijven bij de overgang naar elektronische facturatie door hybride benaderingen aan te bieden die afdrukken, digitalisering en automatisering van de documentworkflow combineren. In plaats van een radicale transformatie op te leggen, maakt Xerox een geleidelijke aanpassing mogelijk dankzij tools die documentbeheer vereenvoudigen, of het nu om papier of digitaal gaat.
1. Automatisch vastleggen en converteren van facturen
Elektronische facturering vereist gestandaardiseerde formaten: Peppol. Met Xerox Workflow Central kunt u :
✅ Hun papieren facturen scannen en automatisch converteren naar compliant elektronische formaten (UBL, XML).
✅ Extraheer belangrijke gegevens (bedragen, btw, datums, leveranciers) met behulp van geavanceerde OCR en neem ze rechtstreeks op in hun boekhoudsoftware (SAP, Sage, Odoo).
✅ Automatiseer goedkeuringen door facturen naar de juiste afdelingen te sturen zonder handmatige handelingen.
Resultaat: Een soepele overgang zonder onderbreking van de verwerking van bestaande facturen.
2. Naadloze integratie met boekhoud- en ERP-systemen
Xerox biedt oplossingen voor printen en documentbeheer die compatibel zijn met toonaangevende ERP- en boekhoudsoftware.
✅ Xerox VersaLink en AltaLink multifunctionele printers kunnen documenten rechtstreeks naar Peppol, SAP of Sage sturen.
✅ Xerox DocuShare zorgt voor intelligente archivering van elektronische facturen en garandeert zo traceerbaarheid en toegang tot alle documenten.
✅ Xerox Accounts Payable Automation automatiseert het bijhouden van betalingen en vermindert het risico op boekhoudkundige fouten.
Resultaat: Betere prestaties in het beheer van financiële stromen en volledige naleving van nieuwe wettelijke voorschriften.
3. Documentbeveiliging en -naleving
Overstappen op elektronische facturatie betekent meer veiligheid en nalevingsvereisten. Met Xerox :
✅ Alle facturen worden beschermd door encryptie- en verificatieoplossingen.
✅ Gevoelig printen wordt beveiligd met Xerox Secure Print, waardoor onbevoegde toegang tot boekhoudkundige documenten wordt voorkomen.
✅ De processen voldoen aan de belastingnormen en Peppol-voorschriften, waardoor het risico op boetes afneemt.
Resultaat: Verandering zonder compromissen op het gebied van gegevensbescherming.
Waarom Xerox kiezen voor deze overgang?
In tegenstelling tot 100% digitale oplossingen die een complete herziening van processen vereisen, kunt u zich bij Xerox in uw eigen tempo aanpassen door fysieke en digitale hulpmiddelen te combineren. Onze printers en software zijn eenvoudig te integreren met bestaande systemen en zorgen voor een soepele overgang zonder operationele onderbreking of administratieve overhead.
Xerox vereenvoudigt e-facturatie door flexibiliteit, automatisering en compliance te combineren, voor een stressvrije overstap!
Hoe draagt Xerox bij aan de digitalisering van administratieve processen in bedrijven?
Xerox ondersteunt bedrijven bij hun digitale transformatie door oplossingen te bieden die het beheer van administratieve documenten automatiseren en optimaliseren. Door een combinatie van intelligente printers en geavanceerde software vereenvoudigt Xerox de overgang van papier naar digitaal en zorgt het voor een naadloze integratie met bestaande systemen.
1. Dematerialisatie en intelligente documentvastlegging
Veel organisaties jongleren nog steeds met papieren en digitale documenten. Met Xerox :
✅ Xerox VersaLink en AltaLink multifunctionele printers scannen, converteren en archiveren papieren documenten automatisch naar digitale bestanden.
✅ Xerox Workflow Central zet bestanden om in bewerkbare en compatibele formaten (PDF, Word, XML).
✅ Intelligente OCR extraheert belangrijke gegevens (datums, bedragen, referenties) voor directe integratie in boekhoud- of ERP-software.
Het resultaat: Minder handmatige invoer, minder fouten en directe toegang tot documenten.
2. Workflowautomatisering en documentbeheer
Administratieve processen zijn vaak tijdrovend en foutgevoelig. Xerox biedt oplossingen die deze taken structureren en automatiseren:
✅ Xerox DocuShare centraliseert alle administratieve documenten in een versleutelde digitale ruimte die toegankelijk is met slechts een paar klikken.
✅ Xerox Accounts Payable Automation versnelt de factuurverwerking door facturen automatisch te valideren en naar de boekhoudsoftware te sturen.
✅ Geautomatiseerde workflows zorgen ervoor dat documenten het juiste validatiecircuit volgen zonder het risico te lopen verloren te gaan of vergeten te worden.
Resultaat: Aanzienlijke tijdsbesparing en verbeterde traceerbaarheid van documenten.
3. Beveiliging en naleving van digitale documenten
Met de digitalisering wordt gegevensbeveiliging een belangrijk onderwerp. Xerox integreert geavanceerde oplossingen om gevoelige informatie te beschermen:
✅ Encryptie en authenticatie voor toegang tot documenten.
✅ Xerox Secure Print voorkomt het afdrukken van vertrouwelijke documenten zonder identificatie van de gebruiker.
✅ Archivering conform regelgeving (RGPD, Peppol) om de wettigheid van digitale documenten te garanderen.
Resultaat: Digitalisering zonder afbreuk te doen aan compliance.
Waarom Xerox kiezen om uw processen te digitaliseren?
In tegenstelling tot 100% digitale oplossingen die radicale veranderingen vereisen, biedt Xerox een geleidelijke overgang, waarbij fysieke en digitale hulpmiddelen worden geïntegreerd, aangepast aan de behoeften van bedrijven. Of het nu gaat om dematerialiseren, automatiseren of beveiligen, Xerox biedt een flexibele en schaalbare aanpak die een snel rendement op investering en vereenvoudigd administratief beheer garandeert.
Xerox transformeert uw administratieve processen door prestaties, veiligheid en eenvoud te combineren!
