Printen is een essentieel onderdeel van veel bedrijven. Het wordt gebruikt voor alles, van het afdrukken van documenten en presentaties tot het maken van marketingmateriaal en het afdrukken van foto’s. Hoewel printen onmisbaar is, kan het ook een dure kwestie zijn. De kosten van inkt, papier en printers kunnen snel oplopen. Wist je trouwens dat inkt één van de duurste vloeistoffen op aarde is?
Gelukkig zijn er een aantal manieren om op je printkosten te besparen. In dit artikel geven we je essentiële tips om je bedrijf te helpen geld te besparen op het printen.
1. Dubbelzijdig en Economisch printen
Een van de eenvoudigste manieren om te besparen op je printkosten is door dubbelzijdig te printen. Dubbelzijdig printen betekent dat je de achterkant van het papier ook gebruikt en niet verkwist, dit kan je tot wel 50% papier besparen. De gemiddelde kost van één vel papier ligt tussen de 1 en 3 cent, het zou toch zonde zijn om de achterkant van het papier niet te benutten?
Om dubbelzijdig te printen, moet je de instellingen van je printer wijzigen. Het is mogelijk om telkens “dubbelzijdig printen” handmatig aan te duiden maar je kan dit ook standaard instellen. De meeste printers hebben een optie voor dubbelzijdig printen. Je kunt ook een printer kopen die standaard dubbelzijdig print. Wanneer jouw printer niet dubbelzijdig kan printen kan je handmatig dubbelzijdig printen. Print eerst de voorzijde van een vel papier en leg dan het vel andersom in de papierlade van de printer om de achterzijde af te drukken.
Naast dubbelzijdig printen, kun je ook economisch printen om op je papierkosten te besparen. Eco-modus is een functie op de meeste printers die de inktstroom vermindert. Dit kan de kwaliteit van je afdrukken enigszins verminderen, maar het kan je wel tot wel 20% papier en inkt besparen.
2. Maak de Juiste Printerkeuze
De printer die je kiest, heeft een grote invloed op je printkosten. Kies een printer die energie-efficiënt is en die inktcartridges gebruikt die betaalbaar zijn. Met onze 25 jarenlange ervaring kan D&O Partners je professioneel helpen met de juiste printerkeuze en een voordelig contract met vakkundige service en kwaliteitsvolle, betaalbare verbruiksartikelen zoals inktcartridges, toners, papier, …
Ook is het belangrijk om na te denken over het type printer dat je nodig hebt. Welke printer, afdrukapparaat of kopieermachine past het best bij jouw activiteit als het gaat om printen, scannen en kopiëren. Als je alleen zwart-wit documenten afdrukt, heb je geen kleurenprinter nodig. Een monochroomprinter is dan een veel goedkopere optie. Neem contact met ons op om samen opzoek te gaan naar de juiste printer(s) voor jouw bedrijf.
3. Stel je Printer standaard in op Zwart-Wit
Afdrukken in kleur kost gemiddeld zeven keer meer dan in zwart-wit. Daarom is het slim om je printer standaard in te stellen op zwart-wit. Zo vermijd je dat er onbedoeld in kleur wordt geprint. Wil je toch in kleur afdrukken? Dan kan je dit altijd handmatig aanduiden voor je een document afdrukt.
Om je printer standaard in te stellen op zwart-wit, moet je de instellingen van je printerdriver wijzigen. De meeste printers hebben een optie voor standaard zwart-wit printen. Bij vragen kan je D&O Partners altijd contacteren.
4. Kies voor Digitalisering en Digitaal Documentbeheer
Een andere manier om op je printkosten te besparen is door vaker digitaal en online te werken. Bewaar documenten in de cloud en deel ze online om papierverbruik te minimaliseren.
Er zijn veel verschillende tools en software beschikbaar die je kunnen helpen bij het digitaliseren en delen van documenten. Met een beetje onderzoek kun je een oplossing vinden die aan de behoeften van je bedrijf voldoet.
5. Elimineer je Printserver
Als je bedrijf een printserver heeft, kun je mogelijk besparen door deze te elimineren. Printservers kunnen duur zijn om te onderhouden en te beveiligen.
Als je een printserver hebt, kun je overwegen om over te stappen op een netwerkprinter of een cloudgebaseerde printoplossing. Deze opties kunnen je helpen om op de kosten en complexiteit van je IT-infrastructuur te besparen. D&O Partners helpt je graag met het elimineren van jouw printserver.
Nog meer Tips
Door deze tips op te volgen, kun je aanzienlijke besparingen realiseren bij het printen. Dit kan je bedrijf geld besparen en bijdragen aan een duurzamere bedrijfsvoering.
Naast de bovenstaande tips, zijn er nog een aantal andere dingen die je kunt doen om op je printkosten te besparen:
-
- Gebruik je printerinstellingen om de kwaliteit van je afdrukken aan te passen. Als je afdrukken niet perfect hoeven te zijn, kun je de kwaliteit verlagen om op inkt te besparen. Wanneer je dit doet zullen vooral de afbeeldingen in lagere kwaliteit worden afgedrukt.
- Volg de aanbevelingen van de fabrikant voor het onderhoud van je printer. Door je printer regelmatig te onderhouden, kun je de levensduur verlengen en de kosten van reparaties verlagen.
- Ooit al gehoord van een “ecofont”? Dit zijn “eco” lettertypes die minder inkt gebruiken? Ideaal wanneer je documenten moet afdrukken met enkel veel tekst. Dit soort lettertype verbruikt gewoonweg minder inkt per letter dan de gangbare lettertypes zoals bijvoorbeeld Arial, Calibri, Times New Roman, …
Ecofonts: Vera Sans en Ryman Eco. - Houd toezicht op het printgedrag van je medewerkers. Sommige medewerkers kunnen onnodig veel printen. Door toezicht te houden op het printgedrag, kun je onnodig printen identificeren en aanpakken. Hier bestaat speciale software voor zoals bijvoorbeeld PaperCut.
- De inktcartridges of toners niet meteen vervangen wanneer je een melding krijgt dat ze leeg zijn. Haal deze er dan eens uit en schud ze even door elkaar. Hierna zal je nog even kunnen printen tot de inktcartridges echt volledig op zijn.
Zit je nog met vragen of kunnen we je ergens mee helpen? Contacteer ons dan gerust via onze contactpagina.
