Brengen je klanten je documenten op de dag van de btw-aangifte? En zijn er 500 facturen en tickets in overvloed? Word je om de drie maanden overweldigd? Wij zijn er om je te helpen.
We weten hoe stressvol het werk van een boekhouder kan zijn tijdens btw-periodes, of op het moment dat een klant je 150 ontbrekende facturen brengt. Wij hebben ons gepositioneerd als de ideale partner om deze stressvolle situaties te verlichten dankzij de snelle digitalisering. Bij ons hoef je niet langer te zoeken naar je recent gescande documenten. Onze installateur neemt de tijd om de printer zo te configureren dat de facturen rechtstreeks in Virtual Invoice worden geïnjecteerd.
Met de verschillende toepassingen die Xerox biedt, kunt u ook nauwer samenwerken met uw klanten. We zijn ons bewust van de veranderingen die de afgelopen jaren hebben plaatsgevonden in de accountancy en we passen onze diensten aan om zo goed mogelijk aan uw behoeften te voldoen. Voor een accountantskantoor dat deze overgang maakt, staat er veel op het spel. Ons doel is om bij te dragen aan de ontwikkeling van uw bedrijf en het zo efficiënt mogelijk te maken tegen de laagst mogelijke kosten.
Hoe zien we de toekomst van de boekhouding?
De boekhouding onderging een revolutie, waarbij aan het begin van de 21e eeuw werd overgeschakeld van papier naar digitaal formaat. Vandaag vindt de tweede overgang plaats, het tijdperk van automatische codering. Of je nu je boekhouding voert in Winbooks, Exact, Sage BOB, Yuki of Odoo, het dematerialiseren van facturen kan snel gebeuren.
Waarschijnlijk ben je al overgestapt op OCR, of heb je er lang over nagedacht. De redenen zijn eenvoudig: in de loop van je carrière heb je een aantal grove codeerfouten gezien of je hebt je gewoon gerealiseerd hoe inefficiënt handmatig coderen was. OCR is de ideale oplossing, omdat het fouten vermindert. Maar voor optimale OCR heb je de optimale printer nodig. De oplossingen van D&O Partners zijn technologisch geavanceerd en maken het boekhouden veel minder vervelend dan vroeger. Je OCR-software analyseert het document en haalt de factuurgegevens eruit, mits je het document in voldoende kwaliteit scant.
Hoe OCR-software werkt
OCR, voor optische tekenherkenning, is een technologie die ontworpen is om informatie uit afbeeldingen of PDF-bestanden te extraheren en te interpreteren. Deze methode zet verschillende soorten bestanden, zoals gescande afbeeldingen van gedrukte tekst, PDF-bestanden of foto’s van tekst, om in bewerkbare gegevens. Dankzij OCR kan boekhoudsoftware automatisch gegevens invoeren, waarbij de identiteit van de leverancier en de klant onmiddellijk wordt herkend. Deze automatisering transformeert de factuurverwerking, met een geschatte productiviteitswinst tussen 30% en 50%. OCR optimaliseert administratieve processen, waardoor documenten efficiënter en sneller kunnen worden beheerd.
Het belang van digitalisering
De overgang naar digitale technologie biedt aanzienlijke voordelen, vooral wat betreft de vermindering van de ruimte die nodig is voor de opslag van fysieke documenten. Digitalisering betekent geen papierrommel meer op kantoor. Bovendien wordt de toegang tot documenten aanzienlijk eenvoudiger: zodra ze zijn gescand, worden ze opgeslagen in de cloud, waardoor ze direct kunnen worden opgevraagd en gedeeld in het geval van een verzoek van een klant of een belastingcontrole. Deze toegankelijkheid verbetert de efficiëntie van het team aanzienlijk, waardoor kostbare tijd vrijkomt die kan worden besteed aan activiteiten met een hogere toegevoegde waarde, zoals klantenadvies of prospectie. Digitalisering is daarom een belangrijke stimulans voor bedrijven om beter te presteren en concurrerender te worden, zodat ze zich volledig op hun kernactiviteiten kunnen richten.
Het winnende partnerschap: een aanzienlijk voordeel voor uw bedrijf
Met D&O profiteer je van een groot voordeel: scansnelheid. Onze A3-printers zijn ontworpen om uw documenten in één keer te scannen, aan beide zijden, waardoor u veel tijd bespaart. Deze snelheid zorgt ervoor dat je documenten met ongeëvenaarde efficiëntie worden gescand. Dankzij de onberispelijke beeldkwaliteit wordt optische tekenherkenning (OCR) sterk vereenvoudigd, waardoor je je facturen snel kunt dematerialiseren. De scherpte van de gescande documenten garandeert nauwkeurig lezen en betrouwbare conversie naar digitale gegevens, waardoor de verwerking van uw facturen wordt geoptimaliseerd.
Nauwkeurige verwerking van je facturen
De integratie van geavanceerde OCR-software in deze Xerox laserprinters verandert de factuurverwerking radicaal. Dit geavanceerde optische karakterherkenningssysteem maakt niet alleen automatische gegevensvastlegging mogelijk, maar zorgt ook voor een ongekende nauwkeurigheid bij het lezen van informatie. Fouten bij handmatige gegevensinvoer behoren tot het verleden. Geautomatiseerde workflows vervangen deze dankzij hun snelheid en betrouwbaarheid.
Door te kiezen voor D&O Partners en Xerox kiest u voor een oplossing die niet alleen het factuurbeheer versnelt, maar ook het proces perfectioneert dankzij de nauwkeurigheid van de gegevens. De toekomst van de boekhouding is nauw verbonden met de toekomst van de technologie, dus waarom zou u zich nu niet aanpassen aan de eisen en uitdagingen van de sector.
Hier is onze selectie voor accountantskantoren:
1. De Altalink B8100: de boekhoudprinter bij uitstek. Dankzij de multifunctionaliteit kunt u snel scannen. Hoe je documenten er ook uitzien, Xerox printers verwerken zelfs kleine biljetten. Jouw documenten gaan rechtstreeks naar het programma dat u gebruikt of naar uw e-mail. Om de kosten te optimaliseren, bieden we zwart-wit afdrukken. Met de toevoeging van een nietmachine en een perforator ziet het uiterlijk van je mappen er veel beter uit. Bovendien kunnen meerdere computers op kantoor worden aangesloten, zelfs als je een virtuele desktop gebruikt. Je kunt ook kiezen voor het grote zusje, de Altalink C8100, die ook in kleur print.
2. De VersaLink C7100: een compromis tussen kosten en prestaties. Wij raden deze printer aan voor kleine kantoren. Dankzij het compacte ontwerp past hij perfect in de inrichting van uw kantoor. Dankzij de functies wordt je bedrijf productiever. Net als de Altalink is deze printer compatibel met boekhoudsoftware, zodat je je papieren gemakkelijker kunt scannen. Documenten kunnen ook direct worden ingevoerd in Virtual Invoice, Bob sage of Odoo. Je kunt ook een nietmachine toevoegen en regelmatig gaten laten perforeren.
3. De Versalink C415: Als je zelfstandig ondernemer bent of met twee personen in een kantoor werkt, raden we je deze A4-printer aan, die je werk zal automatiseren. De Versalink zal je trouwe bondgenoot zijn tijdens je BTW-periodes. Deze printer is ideaal voor kantoren met beperkte ruimte en kan de documenten van uw klanten snel scannen. De technologische oplossingen van Xerox zullen uw dagelijkse werk vergemakkelijken. Net als de vorige modellen is dit een netwerkprinter waarmee je overal kunt printen zolang je toegang hebt tot internet.
We hopen dat onze shoppinggids je op ideeën heeft gebracht!
