Beveiliging voor multifunctionele machines, printers en scanners

ConnectKey-technologie biedt extra beveiligingsstandaarden dankzij onze samenwerking met McAfee®** en Cisco®. Om ervoor te garanderen dat onze apparaten zelfs in de meest beveiligde omgevingen beschermd zijn, meten we onze prestaties aan de hand van internationale normen door middel van certificeringen zoals Common Criteria en FIPS 140-2.

De multifunctionele printers die in de meeste bedrijven worden gebruikt, zijn uitgegroeid tot krachtige en veelzijdige apparaten die kunnen printen, scannen, kopiëren en zelfs verbinding kunnen maken met draadloze netwerken. Deze veelzijdigheid brengt echter ook potentiële kwetsbaarheden met zich mee die door anderen kunnen worden uitgebuit.

Wanneer je een multifunctionele printer gebruikt, heb je vaak te maken met gevoelige informatie zoals contracten, financiële rapporten en vertrouwelijke documenten. Gezien deze realiteit is het noodzakelijk dat er robuuste verdedigingsmaatregelen worden genomen om deze vitale gegevens te beschermen. Gegevensbescherming is daarom van het grootste belang om potentiële lekken te voorkomen die schadelijke gevolgen kunnen hebben voor je zakelijke of persoonlijke activiteiten.

Netwerkconnectiviteit voor multifunctionele printers brengt een aantal voordelen met zich mee, maar het kan deze apparaten ook blootstellen aan het risico van onbevoegde toegang. Gezien deze realiteit wordt het cruciaal om rigoureuze preventieve maatregelen te implementeren, aangezien onbevoegde toegang de veiligheid van uw vertrouwelijke documenten en gegevens in gevaar kan brengen. Het is daarom essentieel om stevige beschermende barrières op te werpen, de toegang nauwgezet te controleren en veilige verificatieprotocollen in te stellen om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot en kunnen werken met de functies van de printer.

Naast het beschermen van opgeslagen gegevens, omvat de beveiliging van multifunctionele printers ook het beheer van print- en scanworkflows. Om ervoor te zorgen dat uw documenten met een gerust hart worden verzonden en ontvangen, moet u voor elk proces de juiste parameters instellen. Workflowbeveiliging betekent het definiëren van specifieke regels voor de manier waarop documenten worden afgedrukt, gescand en gedistribueerd. Door deze parameters in te stellen, kunt u niet alleen de vertrouwelijkheid van uw informatie garanderen, maar ook vermijden dat uw documenten verkeerd worden verwerkt of oneigenlijk worden gebruikt, wat bijdraagt aan een efficiënt en veilig beheer van uw documentworkflow.

Bij het voor de eerste keer instellen van een multifunctionele printer is het essentieel om rekening te houden met beveiligingsparameters.

Het is belangrijk om:

• Selecteer robuuste defensieparameters voor toelating tot het apparaat.
• Kies sterke wachtwoorden om onbevoegde toegang te vermijden.
• Werk de software van het apparaat regelmatig bij om eventuele mazen te dichten.

Netwerkverbinding en draadloze werking zijn standaardfuncties van moderne multifunctionele printers.

Zorg ervoor dat u:

• Sluit het apparaat aan op een veilig en betrouwbaar netwerk.
• Gebruik beveiligingsprotocollen zoals WPA2 voor Wi-Fi.
• Configureer firewalls om ongewenste toelating te blokkeren.

Gebruikersbeheer is essentieel om ongeautoriseerde toegang te voorkomen.

Je hebt nodig :

• Beperk de toegang tot printerfuncties volgens rollen.
• Gebruik verificatiefuncties om te bepalen wie het apparaat mag gebruiken.

De beveiliging van MFP’s, printers en scanners gaat verder dan alleen het vermijden van gegevenslekken: het is essentieel om encryptiemaatregelen te nemen om opgeslagen documenten en gegevens onderweg te beschermen. Encryptie vormt de laatste verdedigingslinie en zorgt ervoor dat zelfs als de beveiligingsmaatregelen worden doorbroken, de informatie onleesbaar blijft voor onbevoegden.

In een zakelijke omgeving kan het beheren en beveiligen van print- en scanworkflows al snel complex worden. In deze context gaat beveiliging niet alleen over het voorkomen van ongeautoriseerde toegang, maar ook over het definiëren van precieze autorisaties voor elke gebruiker of gebruikersgroep om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot de specifieke functies van de printer. Daarnaast biedt het gebruik van toegangscodes of gepersonaliseerde kaarten dubbele bescherming en helpt het onbevoegde toegang tot print- en scanfuncties te voorkomen.

Wanneer een multifunctionele printer is aangesloten op een netwerk, is het noodzakelijk om firewalls in te stellen om inkomend en uitgaand verkeer te controleren. Daarnaast kan het installeren van beveiligingssoftware voor het monitoren van verdachte activiteiten helpen bij het detecteren en voorkomen van inbraakpogingen voordat ze schade kunnen aanrichten. Door deze veilige maatregelen te combineren, voeg je een extra beschermingslaag toe aan je netwerk en printers.

In sommige bedrijfstakken is het essentieel om te voldoen aan de regelgeving voor vertrouwelijkheid van gegevens, en multifunctionele printers die gevoelige informatie opslaan of verwerken moeten voldoen aan de huidige standaarden voor gegevensbescherming. Het beschermen van uw printers, prints, scans, en bij uitbreiding uw gevoelige gegevens, betekent het vermijden van mogelijk kostbare boetes.

Een effectieve beveiligingsstrategie is zeker nodig, maar goede en veilige bescherming houdt ook in dat gebruikers worden voorgelicht, om menselijke fouten en de risico’s van gegevenslekken te verminderen. Mensen die multifunctionele printers gebruiken, moeten zich bewust zijn van de mogelijke risico’s, goede praktijken en beveiligingsprotocollen die ze moeten volgen.

Het is belangrijk om te weten dat beveiligingsrisico’s voortdurend veranderen en dat printerfabrikanten zoals Xerox regelmatig updates uitbrengen om ontdekte kwetsbaarheden te verhelpen. Als je ervoor zorgt dat je apparaat over de nieuwste updates beschikt, ben je verzekerd van voortdurende bescherming tegen nieuwe bedreigingen.

Beveiliging van printers en multifunctionals is een belangrijk onderwerp geworden in de wereld van modern printen, waar je zowel direct via printerrandapparatuur als op afstand via een netwerkverbinding veilig kunt printen. Als je echter goede praktijken volgt en op de hoogte blijft van de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van beveiliging, kun je je gegevens effectief beschermen en de vertrouwelijkheid van je documenten behouden. De tijd nemen om robuuste beveiligingsmaatregelen te implementeren garandeert ook voor een zorgeloze printervaring.

Neem nu contact met ons op als je meer wilt weten over de beveiligingsmaatregelen die onze Xerox printers bieden!