Solutions de reporting pour une gestion d'impression avancée des imprimantes multifonctions

Les imprimantes multifonctions ont bien évolué au fil du temps et vont désormais bien au-delà de leur fonction traditionnelle de simplement imprimer des documents. Aujourd’hui, elles jouent un rôle central dans les processus opérationnels des entreprises, que ça soit pour gérer des tâches d’impression, de numérisation et de copie, mais également pour jouer le rôle de véritable assistant de bureau. Cependant, cet usage accru des imprimantes a également apporté son lot de nouveaux défis en matière de gestion et de contrôle, et c’est là que le concept de reporting entre en jeu.

Le reporting pour les imprimantes multifonctions est une véritable démarche stratégique visant à extraire des informations significatives à partir des activités d’impression grâce à la collecte, l’analyse et l’interprétation de données générées par ces appareils. Ces données vont au-delà du simple nombre de pages imprimées ; elles incluent des informations sur les types de documents, les utilisateurs les plus actifs, les fréquences d’utilisation et bien plus encore. En somme, l’objectif final de ces rapports est d’obtenir une visibilité complète sur la façon dont les imprimantes sont utilisées au sein de l’entreprise.

La gestion efficace des imprimantes multifonctions est fortement renforcée par l’intégration de solutions de reporting avancées car, comme dit précédemment, ses avantages vont au-delà de la simple observation des comportements d’impression.

Le suivi de l’activité de votre entreprise permet d’équilibrer les charges de travail en surveillant les habitudes d’utilisation et en répartissant judicieusement les travaux d’impression, ce qui peut aider à éviter les goulots d’étranglement en allouant plus intelligemment les ressources. Il permet également une gestion proactive en identifiant les modèles d’exploitation, en mettant en évidence les inefficacités, et en alignant les ressources avec les besoins réels afin de faciliter l’optimisation des processus opérationnels et aider à la prise de décisions pour les investissements futurs.

L’un des éléments fondamentaux du reporting pour les imprimantes multifonctions réside dans sa capacité à transformer des données brutes en informations exploitables qui deviennent alors une base solide pour prendre des décisions stratégiques. Grâce à des rapports détaillés, les gestionnaires peuvent mieux comprendre les habitudes d’utilisation, les frais associés et les besoins réels de l’entreprise. En utilisant ces données comme repère, les entreprises peuvent rationaliser leurs opérations d’impression, réduire les dépenses inutiles et améliorer globalement leur efficacité opérationnelle.

Pour la 1ère fois, grâce à un logiciel d’analyse et de production de rapports, les entreprises peuvent réellement prendre le pouls des services d’impression et ainsi concevoir une stratégie en la matière en s’appuyant sur des informations précises.

Les logiciels de tracking permettent, entre autres, de connaître le nombre exact de copies, d’impressions, de fax et de scans effectués par utilisateur, ou encore effectuer une facturation précise de tous les documents qui ont transités par votre appareil pour chacun de vos clients. Mais ils peuvent également vous aider à établir des statistiques par utilisateur et par type de document traité ou retrouver des mots clés dans tous les documents qui ont été précédemment numérisés avec la fonction de reconnaissance optique de caractères.

Bref, autant d’applications indispensables pour identifier ou suivre les coûts d’impression.

Les administrateurs peuvent définir des règles de contrôle d’accès et d’impression, et surveiller étroitement l’impression dans l’ensemble de l’organisation grâce à nos fonctions consolidées de comptabilisation et de création de rapports sur le parc d’imprimantes. Vous disposez de rapports sur les travaux d’impression/de télécopie/de copie/de numérisation, et de rapports d’utilisation mensuels pour l’installation sur site. Xerox® Workplace Suite s’intègre également avec la fonction de comptabilisation réseau.

• Activez des quotas de travaux pour limiter le volume d’impression par utilisateur et par jour, semaine ou mois.

• Utilisez des codes de projet ou de service d’entreprise à des fins de refacturation.

Lorsqu’il s’agit de la gestion de l’impression, les questions cruciales à se poser sont : qui, quoi, où, quand, pourquoi et comment. La capacité à y répondre avec précision peut considérablement améliorer votre façon de travailler et révéler des opportunités cachées pour des économies de coûts majeures.

On ne peut pas gérer ce que l’on ne mesure pas, c’est pourquoi un suivi détaillé de l’activité de votre entreprise est indispensable. Xerox® Workplace Suite offre un reporting et une comptabilité complets et riches en fonctionnalités, qui vous permettent de surveiller de près l’impression dans toute votre organisation et de mettre en œuvre des changements au besoin. Il met à votre disposition des données, des informations et des tendances concrètes et exploitables, directement à portée de main. Xerox® Workplace Suite vous donne le pouvoir de réduire les dépenses et d’optimiser au maximum votre parc d’imprimantes avec ses nombreux avantages.

Une meilleure compréhension

Des outils de visualisation conviviaux rendent les données plus faciles à comprendre et à exploiter en toute confiance. Un support est disponible en cas de besoin pour vous aider à évaluer les informations obtenues et à déterminer les prochaines étapes. Savoir comment, quoi et quand les utilisateurs d’imprimantes impriment peut à terme permettre de réaliser des économies, d’améliorer la sécurité et de modifier les comportements.

Des flux de travail améliorés

Découvrez les inefficacités des flux de travail et appliquez des règles d’utilisation qui aident votre organisation à gagner du temps et à réduire les dépenses. Identifiez les points de processus qui bénéficieraient de la numérisation pour rationaliser l’expérience de travail.

Des économies accrues

Une visibilité accrue vous permet d’exercer un meilleur contrôle sur les dépenses. Mettez en place de nouvelles politiques d’impression et mesurez vos économies.

Une comptabilité améliorée

Définissez des coûts d’impression et de numérisation prédéfinis. Suivez l’utilisation et générez des rapports avec des capacités de comptabilité et des codes de projet pour répercuter les frais sur les départements ou les projets.

Le tableau de bord d’administration intuitif permet d’obtenir des instantanés périodiques sans avoir à se poser de questions. Ce type de compte rendu détaillé vous permet de :

• Obtenir une vue complète de la répartition des impressions dans l’ensemble de votre parc d’imprimantes avec un résumé complet des coûts d’impression. Identifiez facilement les opportunités d’économies grâce à des détails approfondis.
• Afficher les statistiques dans le format de votre choix. Choisissez entre des affichages graphiques ou des tableaux résumés.
• Choisir parmi jusqu’à 30 rapports standardisés sur les dépenses et l’utilisation de l’impression, incluant des informations importantes telles que les travaux supprimés et non réclamés.
• Localiser les imprimantes à usage élevé et faible pour améliorer votre parc d’imprimantes. Visualisez les utilisateurs et les départements à forte activité pour économiser de l’argent et rationaliser les processus opérationnels.
• Mesurer les périodes d’utilisation maximale pour garantir que les imprimantes sont équilibrées de manière appropriée. Consultez les tendances d’impression basées sur le temps par heure, jour ou mois pour identifier les modèles d’utilisation spécifiques par département ou individu.
• Améliorer la sécurité en identifiant les impressions en dehors des heures de bureau.

Approfondissez les résumés et les détails avec Xerox® Workplace Suite. Téléchargez instantanément les rapports ou planifiez leur envoi automatique par courrier électronique à vous et à vos collègues. Plongez dans les détails des coûts et de l’utilisation d’impression avec des résumés et des rapports prédéfinis, y compris l’option de filtrage par :

• Utilisateur pour suivre les modèles d’impression individuels.
• Imprimante et service d’impression pour une analyse modale.
• Département pour la répartition des coûts ou l’analyse de l’utilisation.
• Identifiant de compte pour attribuer les activités à des projets spécifiques.
• Résumé comptable pour identifier les travaux imprimés avec des codes de facturation désignés.
• MFP ou services utilisés, tels que la copie, l’impression, les numérisations entrantes ou les télécopies sortantes.

Grâce à nos outils de reporting et d’analyse pour l’impression, vous bénéficiez d’une visibilité totale sur votre parc d’imprimantes, vous aidant ainsi à identifier les inefficacités de workflow et à saisir les opportunités d’économies. Que ce soit au bureau ou en télétravail, notre Workplace Cloud Home Worker Print Tracker vous offre une visibilité complète sur les activités d’impression, assurant un contrôle total où que vous soyez. De plus, vous pouvez définir des coûts prédéfinis pour l’impression et la numérisation, suivre leur exploitation et générer des rapports détaillés sur les coûts. Utilisez les codes de projets pour facturer l’utilisation aux différents services, voire à des projets spécifiques.

PaperCut MF est un outil logiciel de gestion des impressions et copies conçu pour une utilisation simple ainsi que pour permettre un suivi et un contrôle transparent des impressions et copies. Il propose donc une approche complète de la gestion des imprimantes multifonctions grâce à ses outils de suivi d’activité.

Les solutions de reporting PaperCut offrent des outils pour gérer les quotas d’impression, surveiller les tendances d’utilisation et personnaliser les rapports. Cela permet aux entreprises de contrôler précisément leur environnement d’impression.

• Suivi et contrôle des photocopies instantanés en utilisant du matériel ou des logiciels.
• S’intègre avec les imprimantes multifonctions Xerox via le Network Accounting / JBA et supporte la plupart des imprimantes professionnelles.
• Supporte de multiples plateformes, serveurs et clients, et est compatible avec Windows, Mac, linux.
• Comptabilisation ventilée des copies/impressions permettant de définir des coûts en fonction de la couleur du document, du recto/verso, … pour être ensuite comptabilisé dans des comptes par service.
• Libération/sécurisation/redirection des impressions pour tout type d’environnement.
• Plus de 60 rapports accessibles en ligne incluant notamment des rapports sur l’impact environnemental en format PDF, HTML and Excel.
• Interface personnelle en ligne pour les utilisateurs qui donne un accès à l’historique des travaux réalisés et qui permet d’envoyer, avec une connexion sans fil, un document pour être imprimé. L’impression via internet n’oblige pas un utilisateur à installer un pilot/driver sur son ordinateur personnel.
• Capable de fonctionner avec les principaux Relational Database Management Systems tierce (RDBMS) tells que Microsoft SQL Server, Oracle, etc.
• Architecture ouverte avec un accès aux scripts, aux codes sources, à la documentation API, aux services XML Web et aux couches de l’architecture du produit.

PaperCut permet de définir des quotas d’impression pour chaque utilisateur ou département, ce qui évite les abus et encourage une utilisation responsable des ressources. Les rapports détaillés aident à identifier les utilisateurs ou les groupes qui dépassent leurs quotas, permettant ainsi une intervention ciblée.

Avec PaperCut, vous pouvez personnaliser les rapports en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise en ayant le plein contrôle pour choisir les informations essentielles à inclure et la manière dont elles sont présentées. De plus, les fonctionnalités de comptabilité intégrées vous permettent d’associer précisément les coûts d’impression à différents départements, offrant ainsi un clair aperçu des dépenses. Cela facilite la gestion financière tout en fournissant des données exploitables pour prendre des décisions éclairées.

La mise en place de solutions de reporting pour les imprimantes multifonctions offre une multitude d’avantages pour les entreprises modernes.

Les avantages d’un suivi d’activité vont bien au-delà de la simple surveillance, ils incluent entre autres également la réduction des coûts, l’amélioration des flux de travail et la sécurité accrue des données. Les entreprises peuvent mieux comprendre leurs besoins en impression, identifier les opportunités d’économies et garantir que les ressources sont allouées de manière optimale.

Voici comment ces solutions transforment la gestion d’impression en une ressource efficace :

Les coûts d’impression générés par les imprimantes en entreprise sont souvent sous-estimés.

Grâce à des rapports détaillés, les responsables peuvent analyser en profondeur les habitudes d’impression, repérer les gaspillages, identifier les tendances et trouver les domaines où des économies peuvent être réalisées. Cette connaissance précise des coûts et des volumes d’utilisation permet d’élaborer des stratégies ciblées pour réduire les dépenses inutiles, allouer les ressources de manière judicieuse et optimiser l’utilisation de vos imprimantes professionnelles.

En analysant les données collectées par les rapports, les entreprises peuvent repérer les goulots d’étranglement dans les flux de travail liés à l’impression. Cela peut conduire à l’automatisation de processus manuels, à une réduction des délais et à une productivité accrue. Les employés passent moins de temps à gérer les tâches d’impression, ce qui leur permet de se concentrer pleinement sur des activités utiles à votre business.

La sécurité des données est une préoccupation majeure pour toutes les entreprises, c’est pourquoi les solutions de reporting peuvent surveiller les impressions sensibles et identifier les vulnérabilités potentielles. Les rapports détaillés permettent par exemple de s’assurer que les informations confidentielles sont traitées conformément aux normes de sécurité et de conformité.

Avant de choisir une solution de reporting, il est essentiel pour nous d’évaluer avec vous les besoins spécifiques de votre entreprise. Cela inclut par exemple la taille de votre parc d’imprimantes, les types de documents imprimés dans votre parc, les besoins en sécurité et bien plus encore. Ce service d’audit gratuit nous permet ensuite de déterminer la solution la mieux adaptée à vos besoins.

Une fois la solution adéquate choisie, une planification minutieuse et un accompagnement par notre équipe d’experts sont essentiels pour une mise en œuvre réussie dans votre parc. Cela implique la configuration des rapports, l’intégration avec les imprimantes multifonctions et la formation des utilisateurs concernés en entreprise sur l’utilisation des fonctionnalités du logiciel.

La mise en place de solutions de reporting est un processus continu et il est important de surveiller régulièrement les données de suivi, d’analyser les tendances et d’apporter des améliorations en conséquence. Cette approche répétée garantit que l’utilisation des imprimantes reste optimale et que les avantages de nos services soient pleinement exploités.

En conclusion, l’adoption de solutions de reporting pour les imprimantes multifonctions ouvre de nouvelles perspectives pour la gestion d’impression moderne.

En maximisant les avantages de la production de rapports, les entreprises peuvent non seulement réduire les coûts et améliorer les processus opérationnels, mais également renforcer la sécurité des données et prendre des décisions plus éclairées.

Chez D&O Partners, nous sommes votre partenaire de confiance pour la transition vers des solutions de gestion avancées. Contactez-nous dès aujourd’hui pour découvrir comment nous pouvons vous aider à optimiser la gestion de vos imprimantes multifonctions et à tirer pleinement parti des avantages offerts par nos solutions.