Vos clients vous apportent des documents le jour de la déclaration TVA ? De plus, il s’agit de 500 factures et de tickets en abondance? Vous vous trouvez débordé tous les trois mois ? Nous sommes là pour vous aider.
Nous savons à quel point le métier de comptable est stressant pendant les périodes TVA ou bien lors du bilan lorsque le client vous apporte 150 factures manquantes. Nous nous positionnons comme les partenaires idéaux pour pallier ces situations stressantes grâce à la numérisation rapide. Avec nous, vous n’aurez plus besoin de rechercher vos documents récemment scannés. Notre installateur prendra le temps de configurer l’imprimante pour injecter directement les factures sur Virtual Invoice.
Les différentes applications proposées par Xerox permettent également une meilleure collaboration avec votre clientèle. Conscients des changements qui s’opèrent depuis quelques années dans la comptabilité, nous adaptons nos services pour répondre au mieux à vos besoins. Les enjeux pour un bureau de comptabilité opérant cette transition sont très importants. Nous aspirons à contribuer au développement de votre entreprise et à la rendre la plus performante possible à moindre coût.
Comment nous voyons le futur de la comptabilité ?
La comptabilité a connu une révolution, passant du format papier au numérique au début du XXIe siècle. Aujourd’hui s’opère la deuxième transition, l’ère de l’encodage automatique. Que vous teniez la comptabilité sur Winbooks, Exact, Sage BOB, Yuki ou Odoo, la dématérialisation de facture s’opère rapidement.
Vous êtes sûrement passé à l’OCR ou vous y avez songé très fortement. Les raisons sont simples, au cours de votre carrière, vous avez vu passer des grossières erreurs d’encodage ou simplement vous vous êtes rendu compte à quel point l’encodage manuel était peu effectif. L’OCR est la solution idéale, elle réduit les erreurs. Seulement, pour une OCR optimale, il vous faut l’imprimante optimale. Les solutions proposées par D&O Partners sont à la pointe de technologie et rendent la tâche comptable beaucoup moins fastidieuse qu’auparavant. Votre logiciel OCR analyse le document et en extrait les données de la facture à condition de le scanner en assez bonne qualité.
Fonctionnement d’un logiciel OCR
L’OCR, pour reconnaissance optique de caractères, est une technologie conçue pour extraire et interpréter les informations contenues dans des images ou des documents PDF. Cette méthode transforme différents types de documents, tels que des images scannées de textes imprimés, des fichiers PDF ou des photos de textes, en données modifiables. Grâce à l’OCR, des logiciels de comptabilité peuvent effectuer des saisies automatiques, reconnaissant instantanément l’identité du fournisseur et du client. Cette automatisation transforme le traitement des factures, offrant un gain de productivité estimé entre 30 % et 50 %. L’OCR optimise ainsi les processus administratifs, permettant une gestion plus efficace et rapide des documents.
L’importance de la numérisation
La transition vers le numérique offre des avantages considérables, notamment en termes de réduction de l’espace nécessaire pour le stockage physique des documents. Avec la numérisation, fini l’encombrement des papiers dans les bureaux. En outre, l’accès aux documents devient considérablement plus aisé : une fois numérisés, ils sont sauvegardés sur le cloud, permettant une récupération et un partage instantanés en cas de demande d’un client ou d’un contrôle fiscal. Cette accessibilité améliore significativement l’efficacité des équipes, libérant du temps précieux qui peut être réaffecté à des activités à plus forte valeur ajoutée, telles que le conseil client ou la prospection. La numérisation s’inscrit donc comme un levier de performance et de compétitivité pour les entreprises, leur permettant de se consacrer pleinement à leur cœur de métier.
Le partenariat gagnant : un avantage considérable pour votre entreprise
Avec D&O, vous bénéficiez d’un atout majeur : la vitesse de numérisation. Nos imprimantes A3 sont conçues pour scanner vos documents en un seul passage, en recto-verso, ce qui représente un gain de temps significatif. Cette rapidité d’exécution assure que vos documents sont analysés avec une efficacité sans égale. Grâce à une qualité d’image impeccable, la reconnaissance optique de caractères (OCR) est grandement facilitée, permettant ainsi une dématérialisation rapide de vos factures. La netteté des pièces scannées garantit une lecture précise et une conversion fiable en données numériques, optimisant le traitement de vos factures.
Traitement de vos factures avec précision
L’intégration du logiciel OCR de pointe dans ces imprimantes laser de Xerox transforme radicalement le traitement des factures. Ce système avancé de reconnaissance optique de caractères permet non seulement une saisie automatique des données, mais assure également une précision sans précédent dans la lecture des informations. Les erreurs de saisie manuelle appartiennent au passé. Désormais, les flux de travail automatisés les remplacent grâce à leurs rapidité et leurs fiabilité.
En choisissant D&O Partners et Xerox, vous optez pour une solution qui non seulement accélère la gestion des factures mais perfectionne le processus grâce à la précision des données. L’avenir comptable est étroitement lié à l’avenir technologique; donc pourquoi ne pas s’adapter dés maintenant aux exigences et aux défis du secteur.
Voici notre sélection pour les bureaux comptables :
1. L’Altalink B8100 : L’imprimante comptable par excellence. Grâce à sa multifonctionnalité, elle permet une numérisation rapide. Peu importe l’état de vos documents, les imprimantes Xerox prennent en charge même les petits tickets. Vos documents se retrouvent directement dans le programme que vous utilisez ou sur votre messagerie électronique. Pour l’optimisation des coûts, nous vous la proposons avec une impression en noir et blanc. Avec l’ajout d’une agrafeuse ainsi que d’une perforatrice, l’allure de vos fardes est nettement améliorée. De plus, elle permet la connexion de nombreux ordinateurs au sien du bureau même si vous travaillez avec un bureau virtuel. Vous pouvez également opter pour sa sœur, l’Altalink C8100, qui fait également des impressions couleur.
2. La VersaLink C7100 : Un compromis entre coût et performance. Nous recommandons cette imprimante pour les bureaux de petite taille. Étant très compacte, elle s’intégrera parfaitement dans le décor de votre bureau. Grâce à ses fonctionnalités, votre entreprise gagnera en productivité. Tout comme l’Altalink, elle est compatible avec les logiciels comptables et permettra une meilleure Océrisation de vos documents. Ceux-ci peuvent être également directement saisis sur Virtual Invoice, Bob sage ou Odoo. Vous pouvez également lui ajouter une agrafeuse et lui faire faire des perforations régulières.
3. La Versalink C415 : Si vous travaillez en tant qu’indépendant ou que vous travaillez à deux dans votre bureau, nous vous conseillons cette imprimante A4 qui automatisera votre travail. La Versalink sera votre fidèle alliée pendant vos périodes TVA. Idéale dans un bureau avec peu d’espace, elle aura la capacité de scanner rapidement les documents de vos clients. Les solutions technologiques développées par Xerox faciliteront votre quotidien. Tout comme les modelés précédents, il s’agit d’une imprimante connectée au réseau qui vous permettra d’imprimer de n’importe quel endroit à condition d’avoir internet.
Nous espérons que notre guide achats a pu vous fournir quelques pistes!
Imprimantes multifonctions A4
