Comment mettre à profit les factures digitalisées à partir de 2026 en Belgique ?

Si vous êtes gestionnaire d’entreprise, votre comptable vous a certainement informé de la nouvelle réglementation concernant la facturation.

À partir du 1er janvier 2026, toutes les entreprises belges assujetties à la TVA devront émettre et recevoir des factures électroniques conformes via des plateformes reconnues, Peppol. Cette obligation s’applique uniquement aux transactions entre entreprises (B2B). En revanche, pour les factures destinées aux particuliers (B2C), l’utilisation du format électronique standardisé ne sera pas obligatoire.

La facturation électronique est déjà une réalité pour les marchés publics : depuis 2024, toute facture adressée à une entreprise publique pour un montant supérieur à 3 000 € doit être émise sous format Peppol.

Exceptions à l’obligation de facturation électronique

Certaines entreprises ne sont pas concernées par cette nouvelle règle, notamment :

1. Les entreprises en faillite : une entreprise déclarée en faillite n’a pas l’obligation d’émettre de factures électroniques.
2. Les entreprises étrangères sans établissement fixe en Belgique : ex. une société polonaise vendant du matériel en Belgique mais sans présence physique.
3. Les entreprises sous régime forfaitaire de TVA : comme les petits commerces, l’horeca, ou les boulangeries ne sont pas soumis à cette obligation avant 2028.
4. Les entreprises réalisant uniquement des opérations exonérées de TVA : elles ne doivent pas émettre de factures électroniques.

Questions Fréquentes

Que se passe-t-il si l’une des entreprises concernées n’est pas enregistrée sur Peppol ?

Si l’une des parties n’est pas inscrite sur Peppol, l’émetteur devra envoyer la facture par un autre moyen, comme l’e-mail ou le courrier postal. Toutefois, la réglementation précise sur ces alternatives reste encore à clarifier.

Que faire en cas de panne technique du système ?

Légalement, en cas de force majeure (ex. une panne de Peppol), la Belgique prévoit une tolérance temporaire. Il est recommandé de conserver une preuve de tentative d’envoi (capture d’écran, logs informatiques). En cas de panne prolongée, la version papier pourra être utilisée en dernier recours.

Que faire si votre logiciel comptable n’est pas compatible avec Peppol ?

Il est fortement conseillé de tester la compatibilité de votre système avant 2026 pour éviter des retards ou erreurs administratives. Voici quelques logiciels déjà compatibles avec Peppol :

• Exact Online
• Winbooks
• Sage
• AtepiIl est recommandé de contacter leur support technique pour vérifier la compatibilité et les mises à jour nécessaires.

Comment Xerox peut vous aider à tirer profit de cette transition ?

Xerox Accounts Payable Automation – L’assistant intelligent des factures

Recevoir, traiter et classer les factures sans effort

Imaginez : Votre entreprise reçoit des dizaines (voire des centaines) de factures chaque mois. D’habitude, il faut les ouvrir une par une, vérifier si elles sont correctes, les classer, et les partager avec le comptable. C’est long, fastidieux et source d’erreurs !

Avec Xerox Accounts Payable Automation :

• Le logiciel récupère automatiquement toutes les factures, qu’elles arrivent par email, en PDF, ou via le réseau Peppol.
• Il vérifie si tout est correct : est-ce que le montant est bon ? Est-ce que la TVA est bien calculée ?
• Il fait valider les factures aux bonnes personnes sans papier ni perte de temps.
• Une fois le traitement effectué, elles sont archivées et comptabilisées directement dans le logiciel comptable (SAP, Sage, Odoo, etc.).

Résultat ? Plus besoin de courir après les factures, de chercher qui doit les valider, ni de perdre du temps avec des erreurs de saisie !

Xerox DocuShare – Le super coffre-fort numérique pour tous tes documents comptables

Toutes les factures et documents importants bien rangés et accessibles facilement

Imaginez : Vous avez une tonne de documents comptables, de factures et de justificatifs. Quand vous devez en retrouver un, c’est une galère totale. Vous cherchez partout, vous fouillez dans vos emails, vos classeurs ou vos dossiers numériques mal organisés…

Avec Xerox DocuShare :

• Tous les documents sont rangés dans un seul espace numérique.
• Chaque facture est facilement retrouvable grâce à un moteur de recherche intelligent (vous tapez le nom du fournisseur ou la date et hop, vous la trouvez en 2 secondes !).
• Les comptables et les clients peuvent accéder aux documents sans envoyer 50 emails – chacun a son espace sécurisé.

Résultat ? Plus besoin de chercher un document pendant des heures, tout est bien rangé. Un vrai gain de temps et de sérénité !

Xerox Workflow Central – Votre allié pour des factures conformes

 Sécuriser, convertir et valider vos factures sans effort

Imaginez que vous envoyez une facture électronique à un client ou à votre comptable, mais qu’elle n’est pas au bon format et risque d’être rejetée. Pire encore, si elle contient des erreurs ou n’est pas bien protégée, elle pourrait être interceptée ou modifiée frauduleusement. Résultat ? Des retards de paiement et des complications administratives.

Avec Xerox Workflow Central :

• Toutes vos factures sont automatiquement converties dans un format 100 % conforme aux règles fiscales (ex. UBL). Vous n’avez plus à vous soucier des exigences techniques !
• Vous pouvez ajouter une signature électronique pour valider vos documents à distance, sans avoir besoin d’imprimer ou de scanner quoi que ce soit.
• Les échanges sont entièrement sécurisés grâce au chiffrement et à des contrôles d’accès rigoureux : personne ne peut consulter ou modifier un document sans autorisation.

Résultat ? Vous gagnez en tranquillité d’esprit, évitez les erreurs de conformité et réduisez les risques de fraude et de retard de paiement. Tout est automatisé conforme à la loi !

Conclusion

La facturation électronique devient une obligation incontournable en 2026 pour les entreprises belges. Bien qu’elle représente un défi, elle offre aussi des avantages en termes de productivité, sécurité et optimisation des processus comptables.

Xerox propose des solutions intelligentes pour vous aider à anticiper les changements plutôt que de les subir.

En quoi Xerox se distingue-elles de ses concurrents ?

Xerox se démarque par une approche complète et intégrée, alliant des imprimantes professionnelles performantes et des logiciels intelligents pour automatiser la gestion des documents et des flux financiers. Contrairement à d’autres acteurs du marché qui se concentrent uniquement sur la digitalisation, Xerox propose une approche hybride : à la fois physique et numérique, adaptée aux besoins réels des entreprises.

Un écosystème complet : imprimantes + logiciels

Là où certains concurrents misent uniquement sur le cloud et la dématérialisation, Xerox va plus loin en intégrant l’ensemble du cycle de gestion des documents :

✅ Des imprimantes et multifonctions intelligents comme la Xerox PrimeLink C8200 Series ou la VersaLink C7100 Series, capables de gérer l’impression et la numérisation avancée de factures et de documents financiers.

✅ Des logiciels embarqués qui automatisent la capture, la classification et l’archivage des documents directement depuis l’imprimante.

Résultat : Une gestion hybride qui permet de traiter aussi bien les documents papier que les factures électroniques Peppol, sans rupture dans le processus.

Une impression et une numérisation intelligentes au service de la facturation électronique

Même si la facturation électronique devient obligatoire, de nombreuses entreprises doivent encore gérer un flux mixte (papier et numérique). Avec Xerox :

✅ Numérisation et conversion automatique des factures papier en format électronique conforme Peppol grâce à Xerox Workflow Central.

✅ Reconnaissance intelligente des données (OCR avancé) pour extraire automatiquement les informations clés et les incorporer à votre logiciel comptable.

✅ Sécurisation des impressions et des numérisations via Xerox Secure Print et Xerox Content Hub, garantissant la conformité et la confidentialité des documents financiers.

Résultat : Un gain de temps considérable, une meilleure organisation vers la dématérialisation totale.

Des imprimantes conçues pour la gestion documentaire avancée

Xerox ne se limite pas à proposer des approches numériques, mais incorpore directement ses logiciels dans des équipements performants :

✅ Des imprimantes multifonctions connectées qui permettent d’envoyer des factures directement vers Peppol, des ERP comme SAP, Sage, Odoo, ou des plateformes de stockage cloud.

✅ Des fonctionnalités de gestion documentaire embarquées pour trier, classer et archiver automatiquement les documents, sans effort.

✅ Une réduction des coûts d’impression grâce à des solutions d’optimisation des flux documentaires et à des consommables longue durée.

Résultat : Une infrastructure robuste qui facilite la tenue des factures tout en réduisant les coûts d’exploitation.

Pourquoi choisir Xerox ?

Là où les logiciels 100 % digitales exigent une transformation brutale, Xerox accompagne les firmes avec une approche progressive qui intègre le papier, le numérique et l’automatisation dans un seul écosystème. Avec des imprimantes intelligentes couplées à des logiciels avancés, Xerox offre une résolution de problème clé en main pour gérer la transition vers la facturation électronique sans perturber les processus existants.

Xerox, c’est l’alliance parfaite entre matériel et logiciel pour une gestion documentaire fluide, efficace et conforme aux nouvelles obligations fiscales.

Comment Xerox facilite-t-il la transition vers la facturation électronique pour les entreprises ?

Xerox accompagne les entreprises dans leur transition vers la facturation électronique en proposant des approches hybrides combinant impression, numérisation et automatisation des flux documentaires. Plutôt que d’imposer une transformation radicale, Xerox permet une adaptation progressive grâce à des outils qui simplifient la gestion des documents, qu’ils soient papier ou numériques.

1. Capture et conversion automatique des factures

La facturation électronique impose des formats normalisés : Peppol. Grâce à Xerox Workflow Central, vous pouvez :

✅ Scanner et convertir automatiquement leurs factures papier en formats électroniques conformes (UBL, XML).

✅ Extraire les données clés (montants, TVA, dates, fournisseurs) avec l’OCR avancé et les incorporer directement dans leur logiciel comptable (SAP, Sage, Odoo).

✅ Automatiser les validations en envoyant les factures aux bons services sans manipulation manuelle.

Résultat : Un changement en douceur sans rupture dans le traitement des factures existantes.

2. Intégration fluide avec les systèmes comptables et ERP

Xerox propose des solutions d’impression et de gestion documentaire compatibles avec les principaux ERP et logiciels comptables.

✅ Les imprimantes multifonctions Xerox VersaLink et AltaLink permettent d’envoyer directement les documents vers Peppol, SAP ou Sage.

✅ Xerox DocuShare assure un archivage intelligent des factures électroniques, garantissant une traçabilité et un accès à tous les documents.

✅ Xerox Accounts Payable Automation automatise le suivi des paiements et réduit le risque d’erreurs comptables.

Résultat : Une meilleure performance dans le pilotage des flux financiers et une conformité totale aux nouvelles règles légales.

3. Sécurisation et conformité des documents

Pour passer à la facturation électronique implique des exigences accrues en matière de sécurité et de conformité. Avec Xerox :

✅ Toutes les factures sont protégées via des solutions de chiffrement et d’authentification.

✅ Les impressions sensibles sont sécurisées grâce à Xerox Secure Print, empêchant l’accès non autorisé aux documents comptables.

✅ Les processus sont conformes aux normes fiscales et à la réglementation Peppol, réduisant le risque de sanctions.

Résultat : Un changement sans compromis sur la protection des données.

Pourquoi choisir Xerox pour cette transition ?

Contrairement aux solutions 100 % digitales qui nécessitent une refonte complète des processus, Xerox vous permet de vous adapter à votre rythme en combinant des outils physiques et numériques. Nos imprimantes et logiciels s’incorporent facilement aux systèmes existants, assurent un changement fluide, sans rupture opérationnelle et sans surcharge administrative et nous incluons un service d’accompagnement.

Xerox simplifie la facturation électronique en alliant flexibilité, automatisation et conformité, pour une adoption sans stress !

Comment Xerox contribue-t-il à la digitalisation des processus administratifs en entreprise ?

Xerox accompagne les entreprises dans leur transformation numérique en proposant des solutions qui automatisent et optimisent la gestion des documents administratifs. Grâce à une combinaison d’imprimantes intelligentes et de logiciels avancés, Xerox simplifie le passage du papier au numérique tout en garantissant une intégration fluide avec les systèmes existants.

1. Dématérialisation et capture intelligente des documents

De nombreuses structures jonglent encore entre documents papier et numériques. Avec les solutions Xerox :

✅ Les imprimantes multifonctions Xerox VersaLink et AltaLink permettent de scanner, convertir et archiver automatiquement les documents papier en fichiers numériques.

✅ Xerox Workflow Central transforme les fichiers en formats éditables et conformes (PDF, Word, XML).

✅ L’OCR intelligent extrait les données importantes (dates, montants, références) pour une intégration directe dans les logiciels comptables ou ERP.

Résultat : Moins de saisie manuelle, moins d’erreurs et un accès instantané aux documents.

2. Automatisation des flux de travail et gestion documentaire

Les processus administratifs sont souvent chronophages et sources d’erreurs. Xerox propose des solutions qui structurent et automatisent ces tâches :

✅ Xerox DocuShare centralise tous les documents administratifs dans un espace numérique chiffrée accessible en quelques clics.

✅ Xerox Accounts Payable Automation accélère le traitement des factures en automatisant leur validation et leur envoi dans les logiciels comptables.

✅ Les workflows automatisés assurent que les documents suivent le bon circuit de validation sans risque de perte ou d’oubli.

Résultat : Un gain de temps considérable et une meilleure traçabilité des documents.

3. Sécurisation et conformité des documents numériques

Avec la digitalisation, la sécurité des données devient un enjeu majeur. Xerox intègre des solutions avancées pour protéger les informations sensibles :

✅ Chiffrement et authentification pour l’accès aux documents.

✅ Xerox Secure Print empêche l’impression de documents confidentiels sans identification de l’utilisateur.

✅ Archivage conforme aux réglementations (RGPD, Peppol) pour garantir la légalité des documents numériques.

Résultat : Une digitalisation sans compromis sur la conformité.

Pourquoi choisir Xerox pour digitaliser vos processus ?

Contrairement aux solutions 100 % numériques qui nécessitent des changements radicaux, Xerox propose une transition progressive, en intégrant des outils physiques et digitaux adaptés aux besoins des entreprises. Que ce soit pour dématérialiser, automatiser ou sécuriser, Xerox offre une approche flexible et évolutive, garantissant un retour sur investissement rapide et une gestion administrative simplifiée.

Xerox transforme vos processus administratifs en combinant performance, sécurité et simplicité !